Excel nasce come un programma dedicato alla gestione di fogli elettronici, pensati per la pianificazione finanziaria personale, famigliare e aziendale. L'uso basilare di Excel infatti, consente praticamente a chiunque di inserire dati e numeri relativi a qualsiasi situazione, dalle bollette di casa ad un documento economico di una micro azienda. Più le esigenze dell'utente o dell'azienda sono complesse e specifiche, più sarà necessario ed indispensabile avere una conoscenza approfondita del programma, mostrando un profilo personale e lavorativo aggiornato e preparato. Microsoft Excel non è più solamente un foglio elettronico di calcolo, ma un programma che consente di scrivere testi, cambiarne il formato ed il carattere, inserendo immagini o grafici all'interno del documento.
La schermata iniziale di Excel mostra un foglio di calcolo vuoto composto da colonne (contrassegnate dalle lettere A, B, C, ecc.) e da righe (contrassegnate dai numeri 1, 2, 3, ecc.). L'intersezione di una riga con una colonna forma una "cella" (contrassegnate sempre prima dalla colonna, poi dalla riga, ad esempio: A1, B3, C4,...), all'interno della quale si può inserire un valore o una funzione. I valori che si possono inserire sono di tipo alfanumerico, mentre le funzioni si esprimono tramite le formule. Excel presenta dimensioni molto vaste, infatti è costituito da 1.048.576 righe e 16.384 colonne. Con un totale di 17.179.869.184 celle.